BINA SARANA INFORMATIKA

Selasa, 23 November 2010

PENCATATAN TRANSAKSI KE DALAM BUKU BESAR

A. BUKTI TRANSAKSI

1. Transaksi Perusahaan dan Bukti Transaksi
Transaksi-transaksi yang terjadi pda suatu perusahaan dengan transaksi pada perusahaan lainnya pada umumnya sama, misalnya transaksi-transaksi sebagai berikut:

- Penerimaan uang tunai atau barang dari pemilik sebagai setoran modal,
- Pembelian perlengkapan dan peralatan secara tunai atau kredit,
- Pembayaran hutang kepada kreditur,
- Penjualan jasa atau barang secara tunai atau secara kredit,
- Penerimaan tagihan dari debitur,
- Pembayaran beban-beban.
-
Transaksi-transaksi diatas merupakan kejadian-kejadian dalam perusahaan yang harus dicatat, sedangkan kondisi (keadaan) yang merupakan transaksi perusahaan, antara lain:

- Berkurang nya nilai persediaan barang karena susut atau sebagian rusak,
- Penurunan nilai harta tetap (penyususutan), misalnya mesin,
- Adanya penghasilan yang masih harus diterima, atau adanya beban yang masih harus dibayar pada akhir periode akuntansi.
-
Transaksi-transaksi tersebut diatas merupakan transaksi intern, karena tidak berhubungan langsung dengan pihak lain.
Bukti transaksi dapat dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern. Bukti intern adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi bukti penerimaan uang, nota debet atau kredit yang dikirim kepada pihak lain dan bukti-bukti transaksi intern lainnya. Sementara bukti ekstern adalah bukti transaksi yang diterima dari pihak luar perusahaan, misalnya faktur pembelian dan kwitansi dan bukti pembayaran.
Bukti pembayaran pada umumnya berisis keterangan secara rinci mengenai jenis barang atau jasa seperti kwitansi, jenis, ukuran, jumlah satuan uang serta pihak-pihak yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan.


2. Macam-macam Bukti Transaksi
Berikut beberapa contoh bukti transaksi:
a. Kwitansi
Kwitansi adalah transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Dengan demikian, kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak lain yang melakukan pembayaran.
b. Cek
Pada dasarnya cek merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatangani, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya disebut dalam cek. Cek dipergunakan sebagai alat pembayaran harus dibubuhi materai yang ketentuannya sama dengan ketentuan materai untuk kwitansi. Dalam pelaksanaannya, bea materai untuk cek, kadang-kadang langsung dibebankan oleh bank kepada penarik cek (nasabah).
c. Bilyet Giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada bank yang sama atau pada bank yang lain.
d. Faktur
Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit. Faktur diabuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual.
e. Nota Kontan
Nota Kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara tunai.
f. Nota Kredit atau Debet
Nota Kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, atau bukti persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang, karena sebagian rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual
Apabila barang yang diterima pembeli ternyata sebagian rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, dapat juga pihak pembeli menyampaikan sebuah nota kepada penjual yang berisi informasi pengiriman kembalibarang yang rusak, atau permintaan pengurangan harga. Nota ini disebut “Nota Debet”. Dengan demikian nota debet dibuat oleh pihak pembeli.
g. Bukti Memo
Bukti memo merupakan bukti transaksi intern, misalnya memo dari pejabat tertentu atau pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan. Misalnya bukti memo untuk mencatat beban gaji yang masih harus dibayar pada akhir periode, bukti memo untuk penarikan cek, bukti memo untuk mencatat penyusutan harta tetap dan sebagainya.


B. PENGGOLONGAN TRANSAKSI DAN AKUN BUKU BESAR

1. Penggolongan Transaksi Perusahaan
Transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan pada kas perusahaan, baik itu pengurangan kas maupun penambahan kas, dicatat pada akun “Kas”. Demikian pula transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan pada hutang perusahaan, dicata sebagai “Hutang”. Dengan demikian akan terdapat akun Kas, Piutang, Hutang, Perlengkapan, Peralatan dan akun-akun lainnya.
Akuntansi menganut system pencataan ganda (double entry system), artinya suatu transaksi yang terjadi akan dicatat sekurang-kurangnya dalam dua akun, atau dicatat pada dua aspek perubahannya. Dengan demikian akun-ankun yang diomiliki oleh suatu persahaan mempunyai hubungan satu sama lain. Kumpulan akun-akun yang terkait satu sama lain sehingga merupakan satu lesatuan yang digunakan oleh suatu perusahaan disebut “Buku Besar” (Ledger).
2. Bentuk-bentuk Akun
Ada dua bentuk akun yang biasa digunakan, yaitu:
a. Bentuk Dua Kolom (Two Column)
Bentuk dua kolom disebut bentu T (T Form), karena menyerupai huruf T.
Ditengah bagian atas ditulis nama akun dan sisi kanan atas ditulis nomor kode akun.
Jika jumlah di kolom debet menunjukkan jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah dikolom kredit, selisihnya disebut saldo debet. Jika keadaan sebaliknya, jumlah kolom kredit lebih besar dari pada jumlah kolom debet, selisihnya disebut saldo kredit.

b. Bentuk Empat Kolom (Four Column)
Dalam praktek cenderung banyak digunakan akun bentuk empat kolom, walaupun demikian untuk kepentingan pembahasan dan pemahaman, dalam buku ini akan banyak digunakan bentuk dua kolom.

3. Pengelompokan Akun Dalam Buku Besar
Demikian akun-akun yang terdapat dalam buku besar dapat dikelompokkan menjadi lima kelompok :
1) Kelompok akun-akun harta
2) Kelompok akun-akun hutang
3) Kelompok akun-akun modal
4) Kelompok akun-akun pendapatan
5) Kelompok akun-akun beban

Akun-akun yang termasuk ke dalam kelompok akun harta, hutang dan modal disebut akun Riil (Real Account) atau akun neraca. Saldo akun-akun tersebut pada akhir periode dilaporkan dalam bentuk neraca.
Akun-akun yang termasuk ke dalam kelompok pendapatan dan beban disebut “akun nominal” (nominal account) atau akun “laba-rugi”. Saldo akun-akun tersebut pada akhir periode dilaporkan dalam bentuk “laporan laba-rugi”.
Pengelompokan transaksi dan akun-akun dalam buku besar dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut:






Keterangan :
1) Transaksi perusahaan dikelompokkan dan dicatat dalam buku besar pada kelompok akun yang sesuai.
2) Data transaksi yang sudah dikelompokkan dalam buku besar, dikhtisarkan dan disusun dalam bentuk laporan keuangan:
(2.1) Dari dta kelompok akun harta, hutang dan modal disusun neraca sebagai unsure laporan keuangan.
(2.2) Dari data kelompok akun pendapatan dan beban, disusun laporan laba-rugi sebagai unsure laporan keuangan.


C. NOMOR KODE AKUN DALAM BUKU BESAR

Semakin luas kegiatan usaha suatu perusahaan, semakin banyak akun yang harus dipergunakan dalam buku besar, sehingga dalam penyusunannya diperlukan suatu cara yang sistematis.
Salah satu contoh metode pemberian kode akun adalah “kode kelompok” (group kode). Menurut metode ini, setiap akun diberi nomor kode yang terdiri atas empat atau lima angka. Angka pertama dari nomor kode akun menunjukkan kelompok akun, angka kedua dan ketiga menunjukkan golongan dan subgolongan akun, angka keempat menunjukkan nama akun yang bersangkutan. Dengan demikian lima kelompok akun seperti telah dijelaskan dimuka, diberi nomor kode kelompok sebagai berikut :
 Nomor 1 untuk kelompok akun harta
 Nomor 2 untuk kelompok akun hutang
 Nomor 3 untuk kelompok akun modal
 Nomor 4 untul kelompok akun pendapatan
 Nomor 5 untuk kelompok akun beban

Sesuai dengan susunan akun dalam neraca, kelompok akun harta, hutang dan modal dapat diberi nomor kode sebagai berikut :
1. Kelompok Harta

Kelompok harta digolongkan menjadi dua golongan yaitu “harta lancar” dan “harta tidak lancar”.
Harta lancar adalah harta yang dalam jangka pendek (tidak lebih dari 1 tahun) akan atau dapat menjadi uang tunai.
Contoh : jenis(sub golongan) kas, surat berharga, piutang dan sebagainya.
Harta tida lancar adalah harta ynag dimiliki untuk digunakan atau dimanfaatkan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun.
Contoh : jenis (subgolongan) investasi jangka panjang, aktiva tetap berwujud dan aktiva tetap tidak berwujud.
Berdasarkan penggolongan diatas, akun-akun kelompok harta dapat diberi nomo kode sebagai berikut:
1… Nomor kelompok harta
11.. Nomor golongan harta lancar
111. Nomor sub golongan kas :
1111 Kas umum (Kas)
1112 Kas Kecil
1113 Selisih Kas
112. Nomor sub golongan surat berharga :
1121 Saham-saham
1122 Obligasi
113. Nomor sub golongan piutang :
1131 Piutang Wesel
1132 Piutang Dagang
Dan seterusnya
12.. Nomor golongan harta tidak lancar
121. Nomor sub golongan investasi jangka panjang :
1211 Investasi – Saham PT
1212 Investasi – Saham PT
122. Nomor sub golongan aktiva tetap berwujud :
1221 Tanah
1222 Gedung
1223 Akumulasi Penyusutan Gedung
1224 Mesin-mesin
1225 Akumulasi Penyusutan Mesin-mesin
Dan seterusnya
123. Nomor sub golongan aktiva tetap tidak berwujud :
1231 Goodwill
1232 Hak Paten
1233 Merk Dagang
Dan Seterusnya
124. Nomor sub golongan beban yang ditangguhkan :
1241 Beban penelitian
1242 Beban Pemasaran
125. Nomor sub golongan harta lain-lain :
1251 Gedung Dalam Proses Penyelesaian


2. Kelompok Hutang

Kelompok hutang digolongkan menjadi “hutang lancar”(jangka pedek) dan “hutang jangka panjang”. Hutang lancar adalah hutang ynag jatuh tempo dalam jangka waktu tidak lebih dari satu tahun. Contoh : hutang wesel jangka pendek, hutang dagang, hutang bank jnagka pendek, hutang gaji, hutang pajak.
Hutang jangka panjang adalah hutang yang jetuh tempo pembayarannya dalam jangka waktu lebih dari satu tahun sejak tanggal neraca.
Contoh : hutang jangka panjang, hutang hipotik dan hutang obligasi.

Akun-akun hutang dalam buku besar diberi nomor kode sebagai berikut :
2… Nomor kelompok hutang
21.. Nomor golongan hutang lancar :
2101 Hutang wesel
2102 Hutang Dagang
2103 Hutang Gaji
2104 Hutang Pajak
Dan seterusnya
22.. Nomor kode golongan hutang jangka panjang :
2201 Hutang wesel jangka panjang
2202 Hutang hipotik
2203 Hutang Obligasi
Dan seterusnya

3. Kelompok Modal
Akun-Akun kelompok modal dalam buku besar perusahaan perseorangan dapat diberi nomor kode sebagai berikut:
3… Nomor kode kelompok modal
3001 Modal Pemilik
3002 Prive Pemilik

Akun-akun laba-rugi (akun nominal) biasanya dikelompokkan sebagai berikut: Kelompok pendapatan digolongkan menjadi “pendapatan usaha” dan “pendapatan di luar usaha”. Pendapatan usaha adalah pendapatan yang diperoleh dari usaha pokok,atau yang berhubungan langsung dengan objek usah pokok.Pendapatan di luar usaha adalah pendapatan yang diperoleh dari kegiatan usaha yang tidak berhubungan langsung dengan objek usaha pokok.Demikian pula kelompok beban,digolongkan menjadi”beban usaha”dan”beban di luar usaha”.Akun-akun pendapatan dan beban di luar usaha biasanya diberi nomor kode kelompok 6.Demikian akun-akun laba-rugi dapat diberi nomor kode sebagai berikut:

a. Kelompok pendapatan usaha
4… Nomor kode kelompok pendapatan usaha
4001 pendapatan jasa atau penjualan

b. Kelompok beban usaha
5… Nomor Kode Kelompok BebaN Usaha
51.. Nomor kode golongan harga pokok penjualan:
5101 Pembelian(untuk perusahaan dagang)
5102 Biaya angkut Pembelian
5103 Retur pembelian dan pengurangan harga
5104 Potongan Pembelian
52.. Nomor kode golongan beban penjualan
5201 Beban gaji pegawai bagian penjualan
5202 Beban iklan
5203 Beban Asuaransi Bagian Penjualan
5204 Beban Angkut Penjualan
5205 Beban Perlengkapan Toko
dan seterusnya
53.. Nomor kode golongan Beban administrasi dan umum
5301 Beban gaji pegawai kantor
5302 Beban Perlengkapan kantor
5303 Beban listrik,air,dan telepon
5304 Beban penyusutan peralata kantor
5305 Beban penyusutan gedung kantor
dan seterusnya

c. Kelompok Pendapatan dan Beban di luar usaha
6… Nomor kode kelompok,pendapatan dan beban di luar usaha
61.. Nomor kode golongan,pendapatan di luar usaha:
6101 Pendapatan bunga(untuk perusahaan yang bukan Bank)
6102 Pendapatan sewa(dalam perusahaan dagang)
6103 Laba penjualan surat berharga(sebagai investasi jangka pendek)
6104 Laba penjualan aktiva tetap
dan seterusnya
62.. Nomor kode golongan beban di luar usaha:
6201 Beban bunga
6202 Rugi penjualan surat berharga
6203 Rugi penjualan aktiva tetap
dan seterusnya

D. PENCATATAN TRANSAKSI KE DALAM AKUN BUKU BESAR
Sifat Akun Buku Besar
Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan mengakibatkan perubahan sekurang-kurangnya pada dua akun. Perubahannya berupa penambahan/pengurangan jumlah pada akun yang terkait.
Oleh karena itu,setiap transaksi dicatat sekurang-kurangya pada dua akun,yaitu dengan mendebet suatu akun dan mengkredit akun lainnya. Agar dapat mencatat suatu transaksi dengan benar,kita harus memiliki kemampuan:
1. Menganalisis bukti transaksi.selain untuk menentukan kebenaran dan keabsahan bukti transaksi,juga untuk menentukan aku yang tepat sebagai tempat mencatat transaksi yang bersangkutan.
2. Mendebet atau mengkredit suatu akun dengan benar,dalam artian dengan pengaruh yang mana(penambahan/pengurangan) suatu akun harus di debet/di kredit.

Sifat suatu akun pada dasarnya berhubungan erat dengan posisi(tempat) akun itu dalam neraca.Akun-akun yang termasuk kelompok harta berada di sis debet neraca,oleh karena itu penambahan nilai atau jumlah pada salah satu jenis harta,juga harus dicatat di sisi debet akun harta yang bersangkutan.jika peambahan nilai terhadap suatu jenis harta dicatat di sisi debet,tentu pengurangan nilai terhadap harta itu harus dicatat ke dalam sisi kredit.Dalam hal ini berlaku pengertian jumlah kredit sebagai pengurang jumlah debet.
Contoh:
Perusahaan membeli perlengkapan kantor secara tunai seharga Rp.300.000,00.Akibat transaksi ini terjadi penambahan nilai pada perlengkapan kantor dan pengurangan nilai pada kas.Baik perlengkapan kantor maupun kas,termasuk akun kelompok harta.Oleh karena itu, transaksi tersebut harus dicatat pada akun”Perlengkapan kantor” di sisi debet dan akun “Kas” di sisi kredit.
Penjelasan mengenai akun kelompok harta diatas,berlaku pula untuk akun-akun kelompok hutang dan modal,tetapi pada posisi yang berlawanan.Akun-akun kelompok dan modal berada di sisi kredit neraca,dengan demikian penambaha nilai pada hutang aau modal harus juga di catat di sisi kredit pada akun hutang atau modal.Sebaliknya pengurangan nilai pada hutang atau modal,tentu harus dicatat di sisi debet pada akun hutang atau modal yang bersangkutan.
Contoh:
05 juli Perusahaan membeli peralatan kantor seharga Rp.2.000.000,00.Pembayaran secara kredit,
20 juli Perusahaan membayar hutang sebesar RP.500.000,00

Kedua transaksi diatas,dicatat dalam akun yang terkait sebagai berikut:
Coba Perhatikan catatan dalam akun di atas , selanjutnya pahami:
a. Mengapa tanggal 05 juli , akun “Penjualan Kantor”didebet dan akun”Hutang Dagang”dikredit masing-masing dengan Rp.2.000.000,00
b. Mengapa tanggal 20 juli akun “Hutang Dagang” didebet dan aku”Kas” dikredit,masing-masing dengan jumlah Rp.500.000,00
Seperti telah disinggung dimuka bahwa transaksi-transaksi terjadinya pendapatan dan beban tidak dicatat langsung pada akun modal,tetapi untuk sementara dicatat pada akun “Pendapata” dan akun “beban” yang bersangkutan. Terjadinya pendapatan mengakibatkan penambahan pada modal ,tetapi tidak dicatat pada aku “Modal”di sisi kredit, melainkan dicatat pada akun”Pendapatan”juga di sisi kredit . Sementara pengurangan terhadap pendapatan,tentu dicatat di sisi debet.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar